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Zufallsbild aus dem Landkreis Giessen

Landrätin Anita Schneider ließ sich zeigen, wie die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert. Zum 1. Oktober wurde in der gesamten Kreisverwaltung auf digitale Rechnungsverarbeitung umgestellt. Gut 400.000 Buchungen pro Jahr, sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang, werden künftig auf diesem Weg bearbeitet. „Damit haben wir einen weiteren Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung geschafft“, erklärt Landrätin Anita Schneider.

 

Die Landrätin dankte dem Team, das die Umstellung seit 2015 vorbereitet und begleitet hat für „Ihr Engagement und das Herzblut, das Sie in das Projekt gesteckt haben.“ Zu klären waren technische und organisatorische Fragen. So wurden einige Abläufe im Zuge der Umstellung optimiert. Und natürlich mussten die 460 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden, die das digitale Verfahren jetzt nutzen. „Nach den ersten Tagen läuft alles schon sehr gut, wir hatten mit einem holprigeren Start gerechnet“, sagt Kristina Weber vom Fachdienst Finanzen.

 

Sie erklärt, wie die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert: Per Post eingehende Rechnungen werden zentral im Fachdienst Finanzen gescannt und die Informationen automatisch in das Finanzprogramm übertragen. Nach einer Prüfung, ob alle Daten korrekt erfasst wurden, werden die Rechnungen dann an die Fachdienste weitergeleitet, die die Anordnung für die Zahlung erstellen. Noch einfacher ist es bei Rechnungen, die elektronisch eingehen. Sie laufen direkt in das System. Dafür wurde eigens eine die E-Mailadresse rechnungen@lkgi.de eingerichtet, an die die Firmen ihre Rechnungen per PDF oder im ZUGFeRD-Format senden können.

 

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand, erläutert Andreas Mezker von der Stabsstelle Controlling: Die Fehlerquote, etwa durch verloren gegangene oder doppelt gezahlte Rechnungen, wird verringert. Außerdem werden die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Auszahlung schneller. „Das unterstützt auch unser Serviceversprechen einer zügigen Zahlung, das wir im Rahmen der Zertifizierung als ‚Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung‘ geben.“ Und nicht zuletzt spart die elektronische Archivierung Zeit und vor allem Archivraum, während die Recherche nach abgelegten Rechnungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Suchfunktion des Programms einfacher wird.

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