Alte Akten, Karten, Bilder oder Pläne so aufbewahren, dass sie auch für zukünftige Generationen lesbar sind, das ist eine der wichtigsten Aufgaben von Archiven. Allerdings geht es nicht nur um Zeitzeugnisse aus Papier, denn auch digitale Dokumente müssen in Zukunft lesbar bleiben und rechtssicher aufbewahrt werden – auch wenn sich im Laufe der Zeit Betriebssysteme und Software verändern. Um dies zu gewährleisten, hat der Landkreis Gießen für sein Kreisarchiv eine Kooperationsvereinbarung mit dem Hessischen Landesarchiv geschlossen.

„Viele Unterlagen, die langfristig gesichert werden müssen, liegen in Verwaltungen digital vor, da sie beispielsweise aus Online-Prozessen oder Fachanwendungen entstehen – sogenannte ‚Digital Borns‘. Um diese sicher und langfristig zu archivieren, arbeitet der Landkreis Gießen mit dem Hessischen Landesarchiv zusammen“, erklärt Landrätin Anita Schneider.

Das Hessische Landesarchiv stellt die Software DIMAG (Digitales Magazin) dem Landkreis zur Verfügung. Mit dieser können digital gespeicherte Informationen unabhängig vom Dateiformat aufbewahrt und abgerufen werden.

„Der Landkreis Gießen kommt durch die Kooperation mit dem Hessischen Landesarchiv der Aufgabe nach, auch genuin digitale Dokumente dauerhaft zu sichern, und damit wichtige Unterlagen für die Geschichte des Landkreises zu bewahren“, sagt Landrätin Schneider.

Der IT-Dienstleister Komm.ONE übernimmt den technischen Support und den Betrieb von DIMAG inklusive der Datenspeicherung.

Herausforderungen in der Archivierung digitaler Daten

„Die Herausforderungen bei der Langzeitarchivierung digitaler Daten sind vielfältig“, erklärt Sabine Raßner, Leiterin der Stabsstelle Kreisarchiv. „Daten können mit der Zeit unlesbar werde, wenn sich Fehler in die Datei schleichen oder das Dateiformat nicht mehr unterstützt wird. Außerdem besteht die Gefahr, dass sie durch Eingriffe von außen verloren gehen“, weiß die Archivarin.

Um das zu vermeiden, biete DIMAG gleich mehrere Vorteile für kommunale Archive: „Die Software sichert die Daten durch Backups und überprüft sie regelmäßig auf Fehler, was ein frühzeitiges Eingreifen ermöglicht. Darüber hinaus überführt sie bei Bedarf veraltete in lesbare Dateiformate. Die Daten sind außerdem durch Maßnahmen zur IT-Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen geschützt“, erläutert Sabine Raßner.

Landkreis digitalisiert Papier-Archivgut

Der Landkreis digitalisiert darüber hinaus auch Archivalien, die in Papierform vorliegen, um sie Interessierten zur Verfügung zu stellen. Das sind beispielsweise Bauunterlagen aus dem 19. Jahrhundert oder Dokumente, die die Geschichte des Landkreises repräsentieren. Die Fotosammlung des Kreisarchivs ist bereits vollständig digitalisiert.

Unter www.kreisarchiv-giessen.findbuch.net sind Verzeichnisse der Archivalien des Kreisarchivs online einsehbar. Das Kreisarchiv ist für Interessierte nach Terminvereinbarung per Telefon 0641 9390-1603 oder per E-Mail an kreisarchiv@lkgi.de geöffnet.

Weitere Informationen zum Kreisarchiv des Landkreises Gießen gibt es unter Kreisarchiv.